Microsoft Office dan Google Drive Jadi Sarana Perapihan Administrasi Desa Lito
Moyo Hulu, Fokus NTB – Mahasiswa program merdeka (promer) Universitas Teknologi (UTS) desa Lito telah menerapkan program desa Rapih Administrasi di Desa Lito, kecamatan Moyo Hulu, Kabupaten Sumbawa pada, Senin (24/10).
Program ini dilatarbelakangi oleh kurangnya keamanan data-data kependudukan dan data-data lainnya karena dari segi pencatatan pengklasifikasian maupun pengarsipan masih dilakukan secara manual.
Oleh karena itu, mahasiswa program merdeka desa Lito mencoba menginisiasi agar data-data desa tidak hilang atau berantakan,yaitu dengan membuat duplikasi data yang sebelumnya di buat secara manual (buku besar) dan kini di coba penerapan pencatatannya ke Microsoft Excel.
Pada prakteknya, pencatatan administrasi desa dibagi 3 (tiga), yaitu administrasi Kepala Urusan, Kepala Seksi, dan administrasi Dusun. Setelah itu data-data tersebut diklasifikasi ke bagian masing-masing, dibuat Folder data dusun, data kasi, dan data kaur. Selanjutnya dibuat folder besar yang mencakup keseluruhan data-data tersebut lalu di arsipkan secara online melalui Google Drive.
PLT Kepala Desa Lito Bapak H. A. Rahman menyebutkan bahwa, “sistem Pengarsipan dan Penduplikasian data ini sangat membantu, karena sebelumnya kami masih menggunakan sistem pencatatan menggunakan buku, tapi sekarang dengan adanya sistem ini kami tidak takut lagi kehilangan data desa, dan data-data itu juga bisa di akses dengan mudah,” ucapnya.
Sistem ini telah berhasil diterapkan, namun tetap dilakukan penyesuaian data dengan catatan tulis tangan (manual) secara berkala, dan soft file ini juga perlu dibuat hard filenya, untuk meminimalisir masalah ketika internet terganggu ataupun ketika komputer tidak bisa dioperasikan. Pihak desa merasa sangat terbantu dengan adanya penduplikasian data secara online, karena semua perangkat desa tidak lagi khawatir kehilangan data-data penting yang dimiliki desa. (Mahasiswa Promer UTS Desa Lito)
